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Comment trouver et embaucher le meilleur planificateur d’événements

L’embauche d’un planificateur d’événements extérieurs ne doit pas être une tâche ardue. Mais d’abord, vous devez savoir exactement ce que vous demandez au planificateur d’événements.

Déterminez votre objectif

Avant de commencer votre recherche, vous devez déterminer l’objectif de l’événement, le budget avec lequel vous travaillez et la raison de votre embauche à l’extérieur. Vous voulez être en mesure de communiquer les grandes lignes de l’événement et ses objectifs les plus importants. Une fois que vous avez défini vos objectifs, quelques idées claires commenceront à émerger sur le thème et le message que vous voulez transmettre.

Vous devez maintenant déterminer le budget dont vous disposez pour un planificateur et ce qu’on attendra de lui. Un planificateur d’événements peut choisir le lieu, recommander des options de nourriture et de boissons, trouver des conférenciers et des divertissements, être sur place pour les besoins de la journée de production et créer les invitations. Si vous ne pouvez pas vous occuper de tout cela par vous-même, vous devez commencer à chercher un planificateur d’événements.

Trouvez votre planificateur d’événements

Qu’il s’agisse d’un événement social ou d’une réunion d’entreprise, les règles d’embauche d’un planificateur d’événements ou d’un traiteur demeurent les mêmes : vous voulez embaucher quelqu’un qui a de l’expertise dans la création de votre type d’événement. Le bouche à oreille est une façon de trouver un planificateur d’événements, qu’il s’agisse d’une fête d’anniversaire, d’un petit déjeuner d’affaires, d’une retraite de fin de semaine ou de tout autre type d’événement. Mais ce n’est pas toujours l’approche la plus efficace.

Si vous cherchez à trouver le meilleur planificateur d’événements pour votre affaire, recherchez une entreprise ayant de l’expérience et une solide réputation au sein de la communauté des planificateurs d’événements comme Cars Bouisse. Par exemple et pour réussir votre événement à La Camargue, Cars Bouisse vous prépare un bon plan touristique pour réussir votre vacances. Pour demander un devis ou visualiser notre parcours rendez-vous sur : https://www.cars-bouisse.com/la-camargue-en-ete-top-6-des-evenements-et-des-bons-plans/

 La réputation des pairs peut être un indicateur plus fort que les références des amis. Si vous voulez savoir qui a une bonne réputation dans votre région, vérifiez auprès du bureau local des congrès et des visiteurs ou de la chambre de commerce. Vous pouvez également vous adresser au service des ventes de congrès d’un hôtel.

Candidats à l’entrevue

La plupart des planificateurs d’événements seront impatients d’entendre parler de votre événement. Donnez-leur de brefs détails au début, et concentrez-vous sur leur expertise lors de la première série d’entrevues.

Réduisez votre liste de candidats aux trois candidats les plus forts.

Vous devriez ensuite demander à chaque finaliste ou firme de vous parler de son entreprise, de son expérience des événements passés et de la façon dont elle prévoit les imprévus. Un bon planificateur vous guidera dans une discussion sur les objectifs généraux de votre événement, le calendrier, le budget, le nombre d’invités et les préférences personnelles, et vous posera également des questions sur votre organisation. Celui qui est impatient de connaître vos objectifs et votre événement se démarquera des autres. Bien qu’il ne soit pas toujours possible de rencontrer un candidat en personne lors de la première ronde d’entrevues, surtout si votre programme est à l’extérieur de la ville, cette étape peut être cruciale pour choisir le bon planificateur. Vous voudrez le candidat qui a une véritable relation avec vous.

La dernière étape consiste aussi à vérifier les références de vos candidats. Contactez d’anciens clients et assurez-vous qu’il n’y a pas d’événements malheureux dans son passé.

Faites votre sélection

Il est maintenant temps de réduire votre sélection à une seule. Une fois que vous avez fait l’embauche, le planificateur d’événements devrait être en mesure de vous faire part d’un plan détaillé de l’événement. C’est le moment de lancer des idées créatives et d’éliminer celles qui ne fonctionnent pas.

Établir le budget

Beaucoup de gens qui organisent un événement pour la première fois veulent un événement au champagne sur un budget de bière. Votre planificateur d’événement peut tirer le meilleur parti de votre budget, mais il devra peut-être ramener votre vision un peu plus terre à terre. Vous devez travailler ensemble pour établir un budget réaliste. Et n’oubliez pas de vous renseigner sur les frais qui seront facturés par le planificateur d’événement et sur la façon dont ils seront intégrés au budget. Les honoraires des planificateurs d’événements et la façon dont ils sont facturés varient grandement.

Suivi

La plupart des mauvaises choses qui se produisent dans le cadre de la planification d’événements sont le résultat d’un manque de suivi. La planification d’événements exige une coordination efficace de la logistique. En d’autres termes, restez à la tête du projet et ne forcez pas le planificateur d’événements à prendre des décisions importantes sans votre participation.

Si tout se déroule comme prévu, le processus de planification d’événements se déroulera sans problème et vous aurez ajouté un excellent planificateur d’événements à votre réseau pour vos besoins futurs.

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